National

4 tijdbesparende apps voor betere vergaderingen, zowel online als offline

Of u nu virtueel of persoonlijk bent, uw tijd kan efficiënter en productiever worden besteed als u de juiste tools gebruikt om vergaderingen te organiseren en te beheren.

Werkende professionals kunnen niet ontsnappen aan vergaderingen. Of u nu virtueel of persoonlijk bent, u kunt uw tijd efficiënter en productiever besteden als u de juiste tools gebruikt om vergaderingen te organiseren en te beheren.

De principes van hoe een vergadering wordt geleid, blijven hetzelfde, of u het nu in een vergaderruimte doet of Zoom gebruiken voor online vergaderingen. U moet een agenda opstellen, een duidelijk actieplan hebben, een stroom hebben voor interacties of Q&A’s en minuten nemen voor follow-ups. Deze gratis apps helpen je daarbij, zowel online als offline.

1. Hypercontext (Web): gratis vergadersjablonen en gespreksstarters

Als uw vergaderingen te vaak afwijken, heeft u Hypercontext nodig. Het is een app voor het begeleiden van vergaderingen voor managers die gratis sjablonen en gespreksstarters levert voor zowel één-op-één vergaderingen als teamvergaderingen. Volg het script en je zult nooit van de baan raken of iets belangrijks missen.

Nadat u bent ingelogd, synchroniseert u uw agenda en maakt u een nieuwe werkruimte aan. Elke werkruimte heeft verschillende sjablonen voor één-op-één- of teamvergaderingen, zoals wekelijkse en maandelijkse beoordelingen, één-op-één- of teamvergaderingen op afstand, prestatiebeoordelingen, check-ins, stand-upvergaderingen, scrum, projectbeheer, kwartaalplanning, enzovoort.

In elk sjabloon zie je een reeks vragen of agendapunten met geplande tijdvakken. Voel je vrij om deze naar eigen inzicht te bewerken. Terwijl de vergadering aan de gang is, kunt u “Volgende stappen” toevoegen aan elk item, zodat u een takenlijst voor uzelf kunt maken. U kunt ook collega’s uitnodigen in de werkruimte om samen te werken aan deze actiepunten. Het lijkt een beetje op het notuleren van vergaderingen.

Met de Pro-accounts krijgt u extra functies, zoals het volgen van uw volgende stappen in de loop van de tijd, het toevoegen van doelen, het inchecken bij eerdere vergaderingen, enz. Al deze voegen waarde toe als u voor de service wilt betalen. Dat gezegd hebbende, de sjablonen van de gratis versie zijn reden genoeg om Hypercontext te gebruiken.

2. Verdagen (Web): gratis app voor vergadernotities om gemakkelijk te organiseren en te delen

Het opstellen van een agenda en vervolgens het notuleren van een vergadering zijn essentiële onderdelen om vruchtbare vergaderingen te garanderen. Anders zul je vaak mensen vinden die zeggen dat ze zich niet herinneren wanneer iets werd besproken. Adjourn is een van de beste gratis apps om uw vergaderingen bij te houden.

In elke nieuwe vergadering kunt u voor elke notitie aparte kaarten maken. Uw agenda is bijvoorbeeld één kaart, terwijl andere feedback, volgende stappen, notulen, voorstellen, enzovoort kunnen zijn. Elke kaart is een eenvoudige RTF-editor die Markdown en tabellen ondersteunt. U kunt de principes van de beste sjablonen voor vergaderminuten in een van deze.

In een paneel aan de rechterkant vindt u de andere deelnemers van deze vergadering en nodigt u hen uit om het verdagingsbord te bekijken of te bewerken. In Actie-items kun je takenlijsten instellen en deze aan mensen toewijzen en beschrijvingen toevoegen. Ten slotte helpt een algemeen paneel met agendadetails de vergadering op het goede spoor te houden. Met Adjourn kunt u ook bestanden uploaden die anderen tijdens de vergadering kunnen openen.

Zodra de vergadering is afgelopen, kunt u de notities naar alle deelnemers e-mailen of ze als PDF-bestand downloaden. De gratis versie van Adjourn beperkt het aantal keren dat u een e-mail kunt verzenden, maar PDF-downloads zijn voor altijd gratis.

3. Wijnstok (Web): eenvoudige asynchrone vergaderingen via videogesprekken

Na een punt beginnen die dagelijkse en wekelijkse vergaderingen eerder een karwei dan een noodzaak te lijken. En als het een team op afstand is, is het ook een moeilijke taak om iedereen bij elkaar te krijgen. Een groeiende trend om omgaan met overbelasting van vergaderingen is om in plaats daarvan te kiezen voor asynchrone vergaderingen, wat u nog steeds via videogesprekken kunt doen.

Voor het geval u het nog niet wist, een asynchrone vergadering verloopt net als een gewone vergadering, maar niet tegelijkertijd. Eerst start de host van de vergadering de vergadering en maakt de agenda op, allemaal opgenomen in een videobericht, en stuurt deze naar de groep. Vervolgens is een tweede deelnemer vrij om op het door hem gekozen tijdstip te reageren met zijn videoboodschap. Vervolgens kunnen andere deelnemers deze berichten bekijken en reageren volgens de door de gastheer bepaalde volgorde of een tussenpersoon beantwoorden. Het idee is om mensen in hun eigen tempo te laten werken en niet de hele tijd verstrikt te raken in vergaderingen.

Heel wat online apps maken eenvoudige asynchrone vergaderingen via videogesprekken mogelijk. Grapevine is een van de eenvoudigste die we hebben gezien, waarmee je berichten van 15 minuten kunt opnemen via je webcam of een schermopname. Je kunt ook opmerkingen achterlaten en bestanden toevoegen aan ieders bericht. Alle berichten verschijnen in een eenvoudige chronologische tijdlijn. De gratis versie biedt plaats aan maximaal vijf gebruikers en u kunt upgraden voor grotere groepen.

4. Dory (Web): het beste om Q&A’s en interacties met live publiek te beheren

Dory is gemaakt door ex-Googlers en is een volledig gratis web-app (geen advertenties, geen verborgen kosten) om vraag- en antwoordsessies en live publieksinteracties te beheren, zowel online als offline. Je zou het ook kunnen gebruiken voor bedrijfsbrede virtuele vergaderingen als een ruimte voor luisteraars om hun vragen te stellen.

De app heeft een eenvoudige interface om een ​​nieuw evenement aan te maken en medewerkers uit te nodigen die dezelfde editorrechten hebben als jij. Evenementen kunnen openbaar of privé zijn voor alleen degenen die een link hebben. In het hoofdpaneel kunnen deelnemers vervolgens vragen stellen, die een moderator kan rangschikken voor de sprekers om te beantwoorden. Vragen kunnen worden vastgezet, gearchiveerd en gestemd voor meer zichtbaarheid.

Dory heeft ook een handig Notes-paneel, dat uit twee delen bestaat. Een daarvan is een gedeelde Notes-ruimte waar alle organisatoren of editors notities kunnen toevoegen die ze allemaal kunnen zien. De andere is een privé notitieblok, bewerkbaar en alleen zichtbaar voor jou. Het is een handige add-on om notulen bij te houden, gedachten toe te voegen en te delen, en zelfs instructies te geven als dat nodig is.