Finance

OneDrive gebruiken met Microsoft Teams

Hier leest u hoe u toegang krijgt tot bestanden vanuit OneDrive met de Microsoft Teams-desktopapp of Teams-browser.

Microsoft 365 is al jaren het one-size-fits-all productiviteitsstation voor gezinnen tot grote bedrijfsteams. Je kunt het voor alles gebruiken, van bestandsopslag, e-mailhosting, delen en communicatie tot het verwerken van omvangrijke datasets, het automatiseren van workflows en het plannen van grootschalige projecten. Een van de handigste onderdelen van Microsoft’s programma’s is hun interactiviteit, waarbij elk programma samenwerkt om een ​​gestroomlijnde productiviteit te garanderen.

In dit artikel zullen we slechts twee van deze verbindingen doornemen: Microsoft OneDrive, een systeem voor gezamenlijke bestandsopslag, en Teams, een communicatieplatform. Het integreren van deze programma’s heeft enorme voordelen op het gebied van flexibiliteit, efficiëntie en transparantie.

Hoe sluit ik deze programma’s aan?

Een van de grootste voordelen om een ​​Microsoft 365-gebruiker te zijn, is dat je door het hebben van een account en het downloaden van de apps (er bestaan ​​wel webversies, maar ze zijn niet zo effectief als desktopversies), automatisch toegang krijgt tot de integraties dat deze programma’s bogen.

Het verbinden van deze programma’s is dus slechts een paar klikken verwijderd, waar u bestanden die via Teams naar u zijn verzonden, kunt synchroniseren met uw OneDrive, of kunt slepen en neerzetten vanuit uw cloudopslag naar een specifiek Teams-kanaal voor uw baan of studie.

Als u naar Teams navigeert, gaat u naar Bestanden > OneDrive > Synchroniseren (bevindt zich in de bovenste navigatiebalk), je bent direct verbonden tussen Teams en OneDrive, op voorwaarde dat je beide programma’s hebt ingesteld met je gebruikersinformatie. Mogelijk wordt u gevraagd om enkele instellingen bij te werken, zoals welke bestanden worden opgeslagen en wanneer, en de locatie van uw cloudopslagmap.

Vanaf hier worden alle bestanden die tussen uw kanalen worden verzonden automatisch opgeslagen en kunt u alles wat zich in uw OneDrive-mappen bevindt, rechtstreeks via teams aan chats toevoegen.

Dit betekent meer vloeiende communicatie met uw collega’s, meer beveiliging van potentieel kostbare bestanden en een alomvattende effectievere ervaring.

Wat zijn enkele use-cases?

Dat is inderdaad de vraag! Waarom synchronisatie gebruiken tussen OneDrive en Teams? Waarom zou ik ze niet gewoon op mijn lokale schijf opslaan? Of communicatie en bestanden gescheiden houden? Er zijn een heleboel verschillende voordelen die deze integratiefunctie super handig kunnen maken.

Offline gebruik voor inhoud die u hebt geselecteerd, kunt u onderweg blijven werken, en overal waar u geen internettoegang hebt. Als u met het openbaar vervoer naar uw werk reist, op vakantie gaat of naar een vergadering in het park gaat met uw klasgenoten, kunt u met deze functie toegang krijgen tot al uw bestanden en eraan samenwerken.

Als u Teams gebruikt in meerdere werkruimten of organisaties, is de: synchronisatiefunctie kan worden geconfigureerd om automatisch bestanden naar verschillende plaatsen in uw OneDrive te synchroniseren, wat betekent dat uw bestanden altijd overzichtelijk en toegankelijk zijn, in een systeem waarmee u vertrouwd bent.

Evenzo wordt alles automatisch gesynchroniseerd met de cloud, waar u ook bent, en bestanden zijn voor u beschikbaar vanaf elk apparaat zolang u bent ingelogd.

Met integratie voor andere Microsoft 365-producten, kunt u bestanden gemakkelijk op verschillende manieren gebruiken. U kunt gegevens rechtstreeks van uw schijf naar Excel uploaden, zodat u snel toegang hebt tot uw gegevens, functies voor slepen en neerzetten voor PowerPoint-presentaties kunt gebruiken, indien nodig informatie aan e-mails of verschillende teams kunt toevoegen of gegevens in Word of OneNote kunt analyseren.

SharePoint wordt ook vaak in één adem genoemd als de verbinder tussen individuele bestandsopslag in OneDrive en organisatie van bestandsopslag en samenwerking.

Tot slot, een van de meest cruciale kenmerken van vandaag de dag is dat uw bestanden zijn beveiligd, maakt niet uit wat. Als het vanuit Teams is gesynchroniseerd met je OneDrive, zal het er altijd zijn, en met de gedecentraliseerde aard van cloudopslag is gegevensverlies uiterst zeldzaam.

Er is ook een handige functie in OneDrive waar u door op de recycle-knop te drukken, kunt terugkeren naar eerdere geschiedenissen, als er een ongeluk gebeurt of als er een datalek is.

Verder zakelijk gebruik

Voor grotere organisaties of bedrijven biedt upgraden naar OneDrive Business nog meer voordelen en integreert het in Teams met exact hetzelfde niveau van vloeiendheid en efficiëntie. Ontworpen voor bedrijven, u kunt overal bestanden openen, maken, delen en wijzigen, met verschillende toegangsniveaus voor verschillende niveaus van werknemers of collega’s – kantoorpersoneel tot aan het hogere management.

Met nog grotere bestandsgroottes en bibliotheken, kunt u deelbare koppelingen maken, toegang verlenen die na verloop van tijd verloopt en regels configureren voor zichtbaarheid en beveiliging. Eenmaal geüpload, kun je eenvoudig klikken om bestanden te delen met Teams-kanalen, en teamleden kunnen vanaf het begin opmerkingen maken of wijzigingen aanbrengen.

Met de flexibele capaciteit om kanalen te configureren voor alle aspecten van uw bedrijf, zou dit een geweldige manier kunnen zijn om de productiviteit van uw bedrijf te verbeteren. U kunt zelfs met mensen buiten uw bedrijf werken, beveiligde bestanden in realtime delen en ze verbinden met OneNote, Word, PowerPoint, Excel en meer, op elk platform: internet, mobiel of desktop.

Op dezelfde manier hebt u met de zakelijke abonnementen van Microsoft Teams toegang tot een reeks verbeterde functies voor vergaderingen en telefoongesprekken, conferenties, chatten, beveiliging en productiviteit. Deze plannen gaan zelfs zo ver dat ze in staat zijn om online conferenties voor 300 personen te houden, webinars op te nemen en te publiceren, tweefactorauthenticatie voor kanalen, configureerbare gebruikersbeveiligingsinstellingen en meer.